ABC-Analyse

Die wichtigste Voraussetzung, um die Zeit sinnvoll zu nutzen und zielgerichtet zu arbeiten, ist, eindeutige Prioritäten zu setzen und sich daran zu halten. Prioritätensetzung bedeutet, eine Entscheidung darüber zu treffen, welche Aufgaben erstrangig, zweitrangig oder nachrangig zu bewerten sind.                                

A-Aufgaben

Das sind die wichtigsten Aufgaben. Sie sind nicht delegierbar und für die Erfüllung des Tageswerkes von großer Dringlichkeit.

Pro Tag sollten nur 1-2 A-Aufgaben eingeplant und ca. 3 Std. insgesamt dafür veranschlagt werden.

B-Aufgaben

Sie sind durchschnittlich wichtig und können teilweise auch delegiert werden.

Pro Tag 2-3 B-Aufgaben, dafür ca. 1 Stunde einplanen.

C-Aufgaben

Dies sind die Aufgaben vom geringsten Wert, zum Beispiel Routinearbeit, Papierkram, Recherchieren, Ablage und andere Verwaltungsaufgaben. Sie haben allerdings den größten Anteil an der Menge der Arbeit.

Mit dieser Analyse sind am Ende der gesetzten Zeit (etwa: ein Arbeitstag) zumindest die wichtigsten Aufgaben erledigt. Denn das sind die Aufgaben, an denen die Arbeitsleistung gemessen wird.

Wie in der nachfolgenden Abbildung ersichtlich, ist im Alltag das Zeitverhältnis der Zeiteinteilung in den Prioritäten oft umgekehrt.

ABC-Analyse

Um Aufgaben effektiv erledigen zu können, ist es wichtig, sich nur auf eine Aufgabe zu konzentrieren und in die richtige Reihenfolge der Prioritäten zu bringen. Was aber nicht bedeutet, dass auf C-Aufgaben ganz verzichtet wird. Die ABC-Analyse bringt alle diese Aktivitäten durch Prioritätensetzung in eine ausgewogene Relation und Reihenfolge.

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